Für Eigentümer und private Vermieter

Betriebskosten abrechnen. Verwalterabrechnungen nachrechnen.

Jede Zahl bis zum Beleg nachvollziehbar.

Umlagecheck rechnet Betriebs- und Heizkosten nach BetrKV und Heizkostenverordnung ab und prüft nach, was ein Verwalter abgerechnet hat. Wo Angaben fehlen, sagt die Anwendung welche — geschätzt wird nichts.

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Läuft im Browser, auch auf dem Handy. Keine Selbstregistrierung — die Anwendung führt echte Mieterdaten, Konten werden von Hand angelegt.

Jahresabrechnung 20252 Befunde

Grundsteuer: 1.033,88 €
Gebäudereinigung: 1.719,96 €
Aufzug: 2.140,00 €
Gartenpflege: 1.792,84 €
Verwaltervergütung: 4.284,00 €

Beispiel. Jeder Befund nennt die Stelle, auf die er sich stützt — entschieden wird nichts.

Die Abrechnung stimmt, bis jemand nachrechnet.

Wer eine Jahresabrechnung bekommt, hat drei Möglichkeiten: glauben, einen Anwalt bezahlen oder selbst nachrechnen. Das Dritte scheitert meist nicht am Können, sondern daran, dass die Zahlen in fünf Ordnern liegen.

Positionen, die nur einen Teil der Anlage betreffen, über die Gesamtfläche verteilt
Verwaltungskosten in der Betriebskostenabrechnung, obwohl sie dort nicht hingehören
Heizkosten ohne Ablesewerte, dafür mit einer Zahl, die niemand herleiten kann
Fristen, die still ablaufen — zwölf Monate nach § 556 Abs. 3 BGB, ein Monat nach § 45 WEG
Die Anlage V im Frühjahr, wenn die Belege schon wieder verräumt sind

17Kostenarten nach § 2 BetrKV

5Verteilerschlüssel

10CO₂-Stufen

1230automatische Prüfungen

0geschätzte Werte

Was drinsteckt

Gesetzt wie eine Abrechnung: Position links, Ergebnis rechts, Summenstrich am Ende. Für private Vermieter, Wohnungseigentümer und Selbstverwalter — nicht für Hausverwaltungen mit hunderten Einheiten.

Objekte und Einheiten

Mietshaus und WEGBeides im selben Programm. Ein Mietshaus rechnet gegenüber Mietern ab, eine WEG gegenüber Eigentümern — die Unterschiede stecken in den Schlüsseln.: beides
EinheitenNummer laut Teilungserklärung, Lage, Wohnfläche, Miteigentumsanteil, Nutzungsart, Eigennutzung.: 6 Angaben
AnschaffungKaufpreis, Kaufdatum und Kaufnebenkosten je Einheit.: je Einheit
Verkaufte EinheitenBleiben erhalten und werden nur gekennzeichnet — Abrechnungen der Besitzzeit werden Jahre später noch gebraucht.: bleiben
AbrechnungskreiseGruppen von Einheiten mit eigenen Kosten — nur die Häuser mit Aufzug, nur die Tiefgarage.: frei bildbar
MietverhältnisseZeitraum, Miete, Vorauszahlungen. Mehrere nacheinander je Einheit.: lückenlos
Offene ForderungenRückstände je Einheit mit Entstehungsdatum, samt Verjährungsüberwachung.: §§ 195, 199 BGB
FlächenspiegelWer trägt wie viel — als Band und als Tabelle. Meldet, wenn Flächen oder Anteile nicht aufgehen.: gegengeprüft

Die Grundlage jeder Verteilung

Betriebskostenabrechnung

Nach § 2 Betriebskostenverordnung, mit allen siebzehn Kostenarten.

Alle KostenartenDie siebzehn Positionen der BetrKV plus die Kosten des Eigentümers. Zu jeder ist hinterlegt, ob sie umlagefähig ist.: § 2 BetrKV
VerteilerschlüsselWohnfläche, Miteigentumsanteile, Anzahl Einheiten, Verbrauch, Festbetrag.: fünf
Centgenaue VerteilungGrößte-Reste-Verfahren: Die Summe der Anteile ergibt immer exakt den verteilten Betrag.: auf den Cent
MieterwechselAbgrenzung auf die Mietzeiträume, nicht pauschal nach Monaten.: tagegenau
AbrechnungsschreibenJe Einheit ein fertiges Schreiben mit Positionen, Schlüsseln und Ergebnis. Über den Browser als PDF.: druckfertig
Nicht verteilbare BeträgeWerden ausgewiesen statt still weggelassen — etwa Heizkosten ohne Verbrauchswerte.: ausgewiesen

Nachrechenbar bis zum Beleg

Heizkosten und CO₂

HeizkostenverordnungAufteilung in Grund- und Verbrauchsanteil, zwischen 50 und 70 Prozent Verbrauch.: § 7 HeizkostenV
Ohne Ablesewerte keine ZahlenFehlen die Verbrauchswerte, wird nichts geschätzt. Die Anwendung sagt, was fehlt.: keine Schätzung
CO₂-KostenaufteilungJe schlechter der energetische Zustand, desto größer der Anteil des Vermieters.: CO2KostAufG
Begründung mitgeliefertEmissionen je Quadratmeter, Stufe, Aufteilung — nachvollziehbar bis zur Einstufung.: zehn Stufen

Mieterhöhung

Bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete — § 558 BGB. Die drei Grenzen werden gerechnet, der Brief geschrieben.

SperrfristZwölf Monate seit der letzten Erhöhung bis zum Verlangen, fünfzehn Monate unveränderte Miete bis zum Wirksamwerden. Modernisierungsumlagen zählen dafür nicht mit.: § 558 Abs. 1 BGB
KappungsgrenzeZwanzig Prozent in drei Jahren, in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt fünfzehn. Das Ablaufdatum der Landesverordnung wird mitgerechnet.: § 558 Abs. 3 BGB
Ortsübliche VergleichsmieteWird eingegeben, nicht geschätzt. Ohne Mietspiegelwert bleibt die Zeile leer — eine gegriffene Zahl verbrennt die Sperrfrist für ein Jahr.: aus dem Mietspiegel
Staffel und IndexBei beiden ist die Erhöhung nach § 558 ausgeschlossen. Die Anwendung rechnet dort nichts aus, statt eine unzulässige Summe anzuzeigen.: §§ 557a, 557b BGB
ErhöhungsverlangenFertiger Brieftext, der Zustimmung verlangt statt die Erhöhung anzukündigen — sonst ist er unwirksam. Mit Begründung, Kappungsgrenze und dem Sonderkündigungsrecht des Mieters.: zum Ausdrucken
Zustimmungs- und KlagefristBis zum Ablauf des zweiten Kalendermonats nach Zugang; danach drei Monate für die Klage. Versäumt verfällt das Verlangen — und das Jahr ist verloren.: § 558b BGB
ModernisierungsumlageAcht Prozent der Kosten im Jahr, gekappt auf drei Euro je Quadratmeter in sechs Jahren — zwei Euro bei einer Miete unter sieben Euro. Der Erhaltungsanteil wird abgezogen.: § 559 BGB

Was zulässig ist — nicht, was durchsetzbar ist

Belege

PosteingangEinwerfen, ohne vorher zu wissen wohin. Das Objekt wird aus dem Text erkannt und vorgeschlagen.: erkennt selbst
Per E-Mail einsendenAnhänge an das Postfach landen im Posteingang — angenommen nur von der hinterlegten Adresse und nur bei bestätigter Herkunft.: vom Handy
TexterkennungZeitraum und Beträge werden vorgeschlagen. Bei Scans ohne Textebene wird das gesagt, statt zu raten.: als Vorschlag
Belege lesen lassenFür schwierige Fälle ein Sprachmodell. Es liest, es rechnet nicht.: liest, rechnet nicht
DublettenerkennungDieselbe Datei zweimal wird erkannt — je Konto und je Zuordnung.: automatisch
AblageBelege am Abrechnungsjahr, Unterlagen am Objekt, Vertragspapiere am Vertrag. Außerhalb des Web-Verzeichnisses.: drei Wege
Grundrisse und PläneZeichnungen, Lagepläne und Fotos als Vorschau.: als Galerie

Zugeordnet wird erst auf Bestätigung

Verträge

Mit und ohne ObjektGebäudereinigung am Haus, Mobilfunk und Kfz ohne Objektbezug — dieselbe Fristmechanik.: beides
KündigungsfristenNicht das Laufzeitende, sondern der letzte Tag, an dem die Kündigung ankommen muss. Stillschweigende Verlängerungen mitgezählt.: der Stichtag
KündigungsschreibenFertiger Brieftext mit errechnetem Termin. Fehlende Angaben werden benannt, nicht erfunden.: zum Ausdrucken
Strom und Gas vergleichenArbeitspreis, Grundpreis, Marktlokation und gemessener Jahresverbrauch für den Anbieterwechsel — bei Gas in Kilowattstunden umgerechnet, nicht in Kubikmetern.: Wechselmappe
Was umlagefähig istJahressumme, welcher Teil auf Mieter umlegbar ist, was der Eigentümer selbst trägt.: auf einen Blick
VertragspapiereUrkunde, Preisanpassungen, Kündigungsbestätigung am Vertrag.: am Vertrag
Filter und SortierungNach Objekt, nach privaten Verträgen, nach Frist, Name, Betrag — jede Ansicht verlinkbar.: in der Adresse

Fristen und Aufgaben

Fristen rechnet die Anwendung aus den Daten aus — eintragen muss man sie nicht.

AbrechnungsfristZwölf Monate nach Ende des Zeitraums. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen.: § 556 Abs. 3 BGB
EinwendungsfristZwölf Monate ab Zugang beim Mieter.: ab Zustellung
VerjährungOffene Forderungen, drei Jahre zum Jahresende.: §§ 195, 199 BGB
FristenmailEine Nachricht, wenn eine Frist eine Stufe erreicht — 30, 14, 7, 3, 1 Tage und am Stichtag. Jede Stufe genau einmal.: ungefragt
AufgabenlisteWas zu tun ist, mit Termin und Bezug zu Objekt oder Vertrag. Überfälliges steht oben.: eigener Punkt

Für die Bank

Was bei einer Kreditanfrage verlangt wird, auf einer druckbaren Seite.

MietaufstellungJe Einheit Mieter, Fläche, Nettokaltmiete, €/m², Vorauszahlungen, Mietbeginn.: immer aktuell
ErtragslageJahresnettokaltmiete, nicht umlagefähige Bewirtschaftungskosten, Reinertrag.: gerechnet
Kapitaldienst getrenntZins und Tilgung sind keine Bewirtschaftungskosten — die Bank will wissen, ob der Ertrag sie deckt.: eigene Zeile
RenditeBrutto und netto — aber nur, wenn für jede Einheit ein Kaufpreis vorliegt.: oder gar nicht
UnterlagenverzeichnisWas vorliegt und was fehlt — samt Bezugsquelle: Grundbuchamt, Katasteramt, Verwalter.: zum Abhaken

Ohne Verkehrswert — den schätzt ein Gutachter

Was das Jahr über anfällt

Zwei Dinge, an die niemand von selbst denkt: die Steuererklärung und die Monatsfrist nach einer Eigentümerversammlung.

Anlage VEinnahmen und Werbungskosten des Vorjahres, den Zeilen des Formulars zugeordnet — zum Übertragen ins Steuerprogramm.: als Text
Tilgung getrenntSie ist keine Werbungskosten. Mitgerechnet senkt sie die Steuer scheinbar und fällt bei einer Prüfung sofort auf.: eigener Block
BeschlusssammlungWortlaut, Ort, Datum und Stimmen nach § 24 Abs. 7 WEG. Lücken in der Nummerierung werden benannt.: nachprüfbar
Anfechtungsfrist§ 45 WEG: Klage binnen eines Monats nach der Beschlussfassung, Begründung binnen zweier. Ab der Versammlung, nicht ab Zugang des Protokolls.: im To-do
Feiertage mitgerechnetFällt ein Fristende auf Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt § 193 BGB es auf den nächsten Werktag. Ostern eingeschlossen.: § 193 BGB

Eine Aufstellung, kein Steuerbescheid — und keine Rechtsberatung

Gemeinsam verwalten

Mehrere KontenJeder sieht seine eigenen Objekte. Ein Administrator legt Konten an.: getrennt
Objekte freigebenErbengemeinschaft, Geschwister, GbR: genau dieses Objekt freigeben. Alles andere bleibt unsichtbar.: einzeln
Auch für Admins unsichtbarWer Konten verwaltet, sieht deshalb keine fremden Objekte.: ohne Ausnahme
Eigenes danebenJeder führt eigene Objekte und Verträge, die niemand sonst sieht.: privat bleibt privat

Zugang und Sicherheit

AnmeldungPasswörter mit scrypt gespeichert, Sitzung signiert und mit Ablauf. Bremse nach zu vielen Fehlversuchen.: scrypt · HMAC
Passkey statt PasswortFace ID, Touch ID oder Windows Hello. Der Schlüssel liegt im Gerät und wird nur an wohnhaus.fun herausgegeben — abfischen lässt er sich nicht. Das Passwort bleibt daneben bestehen.: WebAuthn
Passwort vergessenLink per E-Mail, 60 Minuten gültig, genau einmal verwendbar. Gespeichert wird nur der Prüfwert.: einmal gültig
Fremde DatenJeder Zugriff prüft die Berechtigung in derselben Datenbankabfrage. Fremdes ist von nicht vorhandenem nicht zu unterscheiden.: in einer Abfrage
DateienAußerhalb des Web-Verzeichnisses. Der Inhalt wird gegen die angegebene Endung geprüft.: Inhalt zählt
Server in DeutschlandKeine fremden Schriftarten, keine Analysewerkzeuge Dritter. Beim Seitenaufruf entsteht keine Verbindung zu einem Dritten.: ohne Dritte
NachprüfbarkeitRechenwege, Fristen und Zugriffsrechte sind durch automatische Prüfungen gedeckt — gegen echte Abrechnungen centgenau nachgerechnet.: 1230 Prüfungen

Wo Werte fehlen, bleibt die Zeile leer.

Eine geschätzte Zahl sieht aus wie eine belegte. Sie steht in der Abrechnung, wird unterschrieben und fällt erst auf, wenn jemand widerspricht. Deshalb schätzt Umlagecheck nichts — es sagt, welche Angabe fehlt, und rechnet erst danach weiter.

Heizkosten ohne Ablesewerte

Bleiben unverteilt und werden als Lücke ausgewiesen, statt hochgerechnet zu werden.

Gas misst Kubikmeter

Abgerechnet wird in Kilowattstunden. Ohne Brennwert und Zustandszahl wird nicht umgerechnet, sondern nachgefragt.

Rendite ohne Kaufpreis

Fehlt er bei einer Einheit, steht keine Rendite da — auch keine ungefähre.

Vergleichsmiete

Kommt aus dem Mietspiegel und wird eingegeben. Ein gegriffener Wert kostet ein Jahr Sperrfrist.

Was Umlagecheck nicht tut

Damit klar ist, wo die Grenze verläuft — und wofür man weiterhin jemanden braucht.

Rechtsberatung. Die Anwendung rechnet und weist die Grundlage aus. Ob eine Position im Einzelfall umlagefähig ist, entscheidet der Mietvertrag und im Zweifel ein Gericht.
Buchhaltung. Kein Bankabgleich, keine Mahnläufe, keine Steuererklärung.
Mieterportal. Mieter haben keinen Zugang; sie bekommen ihre Abrechnung als Schreiben.
Verkehrswert. Eine selbst errechnete Zahl im Bankexposé wäre schlimmer als keine.
Briefe verschicken. Man bekommt den Text und versendet ihn selbst — so geht der Zugang vom Absender aus und lässt sich belegen.

Wie es losgeht

Schritt 1

Zugang anfragen

Eine kurze Mail: was für ein Objekt, wie viele Einheiten, in welcher Rolle. Das Konto wird von Hand angelegt.

Schritt 2

Objekt anlegen

Einheiten aus der Teilungserklärung, Flächen und Anteile. Gehen die Summen nicht auf, sagt die Anwendung es sofort.

Schritt 3

Belege einwerfen

Hochladen oder ans Postfach schicken. Objekt und Kostenart werden vorgeschlagen, zugeordnet wird erst auf Bestätigung.

Schritt 4

Rechnen oder prüfen

Eigene Abrechnung erstellen oder die des Verwalters nachrechnen. Jede Zahl mit Rechenweg und Fundstelle.

Eine Abrechnung, die sich nachrechnen lässt.

Schreib kurz, um was für ein Objekt es geht. Wir richten den Zugang ein und legen das erste Objekt gemeinsam an.

hallo@wohnhaus.fun

Umlagecheck ist in Entwicklung und wird an echten Objekten gebaut. Es gibt noch keine Preisliste — wer früh dabei ist, prägt mit, was als Nächstes entsteht.